Många av MA-systems uppdrag handlar om att förbättra och effektivisera arbetsprocesser vilket i sin tur genererar en ökad lönsamhet för våra kunder. För att generera slagkraftiga förbättringsförslag krävs det att man förstår var man befinner sig, det vill säga kundens nuläge. MA-system använder sedan en tid ett digitalt processkartläggningsverktyg, Engage Process Modeler.
Verktyget gör att man tillsammans med personalen på företagen kan genomföra processkartläggningar på ett effektivt, digitalt och visuellt sätt. Vi har alltså gått ifrån arbetssättet där kartläggningar görs med bland annat post-it-lappar och Visio-modeller.
Anledningen till detta är att vår erfarenhet säger att det behövs något mer tydligt och strukturerat som redan under workshopen ger deltagarna en god överblick. Ni är säkert flera som känner igen er i att försöket till en nulägeskartläggning resulterade i ett myller av papperslappar eller en Visio-modell som är allt för invecklad och abstrakt.
Fördelar med att göra en digital kartläggning med MA-system och Engage:
- Tydlig visualisering. Ikonerna som används är lätt förståeliga för åskådaren och ingriper en mängd väsentlig information i varje steg som är svårt att fånga och tydliggöra då man gör en manuell kartläggning. Exempel på information som kan fångas upp i varje steg är ansvarig person, system, dokumentation etc. Informationen samlas på ett strukturerat sätt.
- Enkel att ändra vy. Man kan enkelt förändra visualiseringen och justera så man ser processerna utifrån olika perspektiv. Man kan exempelvis få en vy utifrån kundperspektivet eller se en vy som enbart visar på värdeadderande aktiviteter.
- Analyser och statistik. Verktyget tydliggör på ett effektivt sätt många av de tider som företaget och dess anställda kan ha ett intresse för, exempelvis ledtider och servicetider.
- Flaskhalsar upptäcks lätt. Genom visualiseringen får ofta deltagarna en aha-upplevelse och upptäcker enkelt flaskhalsar och problematik i sina egna arbetsprocesser.
- Enkelt att skapa rapporter. Utifrån kartläggningen kan man på ett enkelt sätt skapa rapporter om man önskar en mer ingående beskrivning av varje arbetsprocess.
Fördela och prioritera förbättringsaktiviteterna
MA-system har använt verktyget i ett flertal olika kunduppdrag där det funnits behov av att visualisera företagets arbetsprocesser. Genom att skapa samsyn och kunskap för existerande arbetsprocesser läggs en bra grund till att se vad som behöver förbättras och hur resurser för förbättringsaktiviteterna bör fördelas och prioriteras.
Är ert företag i stadiet där ni vill sätta igång ett förbättringsarbete? Vill ni skapa en tydlig överblick över era arbetsprocesser? Kontakta oss så hjälper vi er med detta!